EOI اور RFP کے درمیان فرق

کسی تنظیم کی طرف سے کئے جانے والے فیصلوں میں خریداری کے اثرات ہیں جو کسی مخصوص فیصلے کے مجموعی لاگت پر ڈرامائی طور پر اثر انداز کر سکتے ہیں. تدارکات ایسے عمل میں شامل ہوتے ہیں جیسے بیچنے والے کو منتخب کرنے، ادائیگی کی شرائط، اسٹریٹجک سیٹنگ، معاہدہ مذاکرات، اور خریداری کی خدمات اور سامان کی وضاحت. یہ تمام تنظیموں اور سامان کے حصول یا حاصل کرنے سے متعلق ہے جو تنظیم کے لئے ضروری ہے.

نجی سیکٹر میں، خریداری کی عمل کو ایک اسٹریٹجک سطح پر غور کیا جاتا ہے جو کاروبار کے منافع کو بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے. نہ صرف یہ عمل کو طے کرتی ہے اور خام مال کی مجموعی قیمت کو کم کرتی ہے، لیکن یہ تنظیموں کو بھی فراہمی کی بہترین ذرائع کی شناخت کی اجازت دیتا ہے. سب کچھ، ہموار چلنے والی نچلے لائن کو یقینی بنانے میں مددگار ثابت ہے.

عوامی شعبے میں، اعلی درجے کی ایگزیکٹوز سب سے نیچے کی حد کو کم کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں. صرف چند کارکنوں کو خریداری کی تقریب کا انتظام، جس میں اس شعبے میں بدعنوانی کا امکان بڑھ جاتا ہے. لہذا کاروبار کے مجموعی پیداوار کو بڑھانے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، عملے کو ان کی کارکردگی کو بڑھانے اور اپنی خدمت کی کیفیت کو بہتر بنانے کے لئے تربیت دی جاسکتی ہے، جس کے نتیجے میں، پیداوار بہتر ہوسکتا ہے.

وقت کی منظوری کے ساتھ، ٹینڈر سے متعلق مشاورت، پروپوزل اور بڑے انتظام کے ارد گرد بہت سارے شرائط متعارف کرایا گیا ہے، بشمول خریداری سے منسلک کئی اکاؤنٹس شامل ہیں. بہت سے کاروباری اداروں کو ان شرائط سے آگاہ نہیں ہے، لیکن ایک کاروباری شخص یا چھوٹے کاروبار کا مالک ہے، اگر آپ خریدنے کے لئے خریدار کی تیاری کو مؤثر طریقے سے منظم کرنا چاہتے ہیں تو، ان کے مقاصد کو جاننے کے لئے ضروری ہے. مثال کے طور پر آر ایف آئی (معلومات کے لئے درخواست)، EOI (دلچسپی کے اظہار)، آر ایف پی (درخواست کے لئے تجویز)، آر ایف ٹی (درخواست کے لئے درخواست دینے والے) اور آر ایف پی (کوٹیشن کے لئے درخواست) شامل ہیں. ان شرائط میں سے ہر ایک خریداری کی تقریب میں ایک خاص مقصد فراہم کرتا ہے.

خریداری کے کام میں EOI اور آر ایف پی کا سب سے زیادہ استعمال شدہ اصطلاحات ہیں، اور ان میں سے ہر ایک کو پورے عمل کو چلانے میں مخصوص کردار ادا کرتا ہے. عملدرآمد کرتے وقت بہت سے لوگ ان شرائط کو الجھن دیتے ہیں. یہ کیسے بہتر ہے کہ یہ کس طرح مختلف ہے، یہ جاننا اہم ہے کہ یہ شرائط کیا مطلب ہیں.

EOI (دلچسپی کا اظہار)

دلچسپی کی رجسٹریشن (EOI)، رجسٹریشن کے رجسٹریشن (ROI) کے نام سے جانا جاتا ہے، انفارمیشن کی درخواست (RFI) کے طور پر ایک ہی فنکشن ہے. یہ خریداری کے ابتداء مراحل میں ایک اسکریننگ کے عمل کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے تاکہ ٹینڈر یا آر ایف ٹی کے لئے رسمی اور زیادہ مخصوص درخواست تیار کرے. جب ایک کمپنی ایک ای او آئی کو جاری کرتا ہے تو اسے آر ایف ٹی میں منتقل کرنے سے قبل مزید معلومات فراہم کرنے یا جمع کرنے کے لئے مارکیٹ کی صلاحیت کا اندازہ کرنا ہوگا.کمپنی کی خریداری کرنا ممکنہ طور پر ای او آئی کے ذریعہ ایک ٹھیکیدار مقرر کرنے کا امکان نہیں ہے. اس کے لۓ، آر ایف ٹی تک پہنچنے تک ایک عمل جاری ہے.

EOI ایک قسم کا کھلی ٹینڈرنگ ہے جو کسی کمپنی کو آگے بڑھانے کے قابل بناتا ہے. یہ ایک سخت مقابلہ میں اضافہ ہوتا ہے اور نئے اور ممکنہ سپلائرز کو اپنے کام کو محفوظ کرنے کی اجازت دینے کا فائدہ فراہم کرتا ہے. تاہم، تعمیراتی معاہدے میں، یہ سپلائرز کو اپنی طرف متوجہ کرنے کے لئے بڑے پیمانے پر تنقید کی جاتی ہے جو معاہدے کے لئے مناسب نہیں ہیں، جو وقت، پیسہ اور کوشش کے ضائع ہونے کا نتیجہ ہے.

جو کہ EOI کی درخواست کرتا ہے اس میں معاہدہ معائنہ، معاہدے کی وضاحت (جیسے بجٹ اور پیمانے) کی وضاحت، معاہدہ کی قسم، خریداری کے راستے، شرائط و ضوابط، جمع کرانے کا پتہ اور آخری تاریخ، اور دیگر تفصیلات رابطے کی معلومات، تنظیم کی وضاحت، تکنیکی صلاحیت اور متعلقہ تجربے، عملے کی دستیابی اور ان کے تجربے، وغیرہ)

آر ایف پی (تجویز کے لئے درخواست)

دوسری طرف، آر ایف پی، بھی پیشکش کے لئے درخواست کے طور پر جانا جاتا ہے (آر ایف او)، ایک دستاویز ہے جو آسانی سے نظر ثانی کی جا سکتی ہے. یہ زیادہ تر استعمال کیا جاتا ہے جب کسی خریدار کو اپنی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ایک حل پر مبنی ردعمل نظر آتا ہے اور اس صورت میں جہاں دوسرے عوامل (قیمت پر چھوڑ کر) ہر پیشکش کی تشخیص کے لئے مرکزی ہیں. اس صورت میں یہ بھی استعمال کیا جاتا ہے کہ کوئی واضح حل یا وضاحتیں دستیاب نہیں ہیں، اور خریداری کے شعبہ میں کئی بدعات اور اختیارات موجود ہیں. یہ آلات آر ایف ٹی کے مقابلے میں زیادہ لچکدار ہیں (جو عام طور پر اچھی طرح سے وضاحت شدہ حل یا وضاحتیں ہیں). آر ایف پی بنیادی طور پر پیشہ ورانہ خدمات میں استعمال کیا جاتا ہے جہاں ایک حل آسانی سے بیان نہیں کیا جاسکتا ہے.

آر ایف پی میں تنظیم پر پس منظر کی معلومات اور کاروبار کی اس لائن پر مشتمل ہے. اس درخواست پر وضاحتیں ہوتی ہیں جو تنظیم کی تلاش کر رہا ہے اس حل کی وضاحت کرتی ہے. اس کے علاوہ، اس میں تشخیص کے معیار بھی شامل ہیں کہ پروپوزل کی بنیاد پر درجہ بندی کیا جاسکتا ہے، جس کا کام ایک بیان کا بیان بیان کرتا ہے جس کے تحت کام کرنے والے کاموں کو بیان کیا جاتا ہے جو معاہدہ جیتتا ہے.

عام طور پر ایک آر ایف پی کو ایک منصوبے کی پیچیدہ نوعیت کی وجہ سے بنایا گیا ہے. جب کئی سپلائرز سے اچھی طرح سے مربوط حل تلاش کررہے ہیں تو کمپنی مختلف بلڈرز سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر کوئی کمپنی اپنے کاروبار کو کاغذ پر مبنی ماحول سے کاغذ پر مبنی ماحول سے تبدیل کرنے کی منصوبہ بندی کر رہا ہے، تو یہ اس سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر کے لئے تجویز پیش کرے گا جس کے علاوہ کاروبار میں نیا نظام نصب کرنے اور انضمام کے لئے ضروری ہے.

سرکاری شعبے میں، اداروں کو ایک حل کی لاگت کو کم کرنے کے لئے ایک کھلا مقابلہ بنانے کے لئے آر ایف پی کو جاری کر سکتا ہے. تاہم، یہ ضروری ہے کہ وضاحتیں کے قریب ترین RFP سب سے کم قیمت کے ساتھ ضروری نہیں ہوسکتا ہے. ایک تجویز کو قبول کرتے وقت کمپنیوں کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے لاگت کا تجزیہ کرنا ضروری ہے کہ قیمتوں کو فائدہ نہ پہنچے.

اختلافات

EOI اور RFP کے درمیان اختلافات میں سے کچھ مندرجہ ذیل ہیں:

• حصول کے مختلف درجے

EOI اکثر خریداری کے ابتدائی سطح پر اعدام کیا جاتا ہے.اس صورت حال میں جاری کیا جاسکتا ہے جہاں بیچنے والے صنعت ان پٹ کے لئے سلائڈنگ کررہا ہے تاکہ اس ضروریات کو محدود کرنے کے لۓ جو بعد میں بعد میں مارکیٹ میں جاۓ. جیسا کہ پہلے سے ہی بحث کی گئی ہے، آر ایف پی عام طور پر اگلے قدم ہے. جہاں میں، خریدار مصنوعات یا خدمات کی ترسیل کے لئے حل پر مبنی نقطہ نظر طلب کرتا ہے.

• EOI اور RFP کے مراحل

EOI میں اکثر کئی مراحل ہیں. یہ ٹینڈر کرنے والے جامع بولیوں کو تلاش کرنے سے قبل مختصر طور پر ممکنہ وینڈرز یا سپلائرز کو مختصر فہرست میں استعمال کیا جاتا ہے. اس کے برعکس، آر ایف پی ایک یا ایک مرحلے میں ہوسکتا ہے یا اس سے متعدد مراحل ہوسکتا ہے.

• EOI اور RFP کب استعمال کیا جاتا ہے؟

EOI ایسے معاملات میں استعمال کیا جاتا ہے جہاں معلومات لازمی ہے (ٹینڈرز سے) مخصوص ہے، لیکن اس بات کی کوئی یقین نہیں ہے کہ سپلائر کی ضروریات کے مطابق خدمات اور سامان فراہم کرنے کے قابل ہو جائے گا. اس کے علاوہ، EOI کے معاملات میں، خریداروں کو تفصیلی درخواست کی تشکیل کے لئے کافی معلومات نہیں ہے. دوسری جانب، آر ایف پی ایک ایسے مقدمات میں استعمال کیا جاتا ہے جہاں ضرورت مناسب طریقے سے بیان کی جاتی ہے، لیکن کمپنی ایک لچکدار یا جدید حل تلاش کر رہی ہے. دوسرے الفاظ میں، خریداروں کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے حل پر مبنی پیشکشیں لگتی ہیں.

معلومات کے نظاماتی بہاؤ کے ذریعہ مؤثر فیصلے کرنے کے لۓ خریداری کی مختلف سطحوں کے بارے میں آگاہ کرنا ضروری ہے. ان شرائطوں کی واضح تفہیم ہونے اور اس عمل میں کیوں استعمال کیا جاتا ہے اس سے کمپنی کو اس کے عمل کو بہتر بنانے اور مکمل خریداری کی تقریب میں گہری بصیرت حاصل کرنے کے قابل بناتا ہے.